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一、系统简介
    【维修服务管理软件】是由银川任通网络科技有限公司开发的一套基于WINDOWS操作系统平台、MS SQLserver 数据库的家电维修服务管理软件。该系统的运行环境为:硬件需586或以上微机,硬盘1G以上,内存64M以上,操作系统为WINDOWS 95、98、2000、ME、XP、NT等WINDOWS操作系统。该系统操作简单,灵活方便,主要功能为以下几个方面:
  维修工配件领用管理
  客户信息管理
  配件出入库管理 
  投诉管理
  考勤管理
  信息员管理
  综合查询及报表

二、作操流程

  •  工作原理: 系统为每一位维修工建立一个帐户,其帐户余额构成公式如下:

帐户余额=期初余额+维修工资(工单)+退配件款(退款退料单)+退新旧配件(退款退料单)+退维修款(退款退料单)-收用户维修款(工单)-领配件(领料单)-发放工资(工资发表)

系统会管理您的配件库存,工式如下:

配件库存=期初库存+采购入库(其他入库单)+盘盈入库(其他入库单)+退件入库(退款退料单)-领用出库(领料单)-销售出库(其他出库单)-盘亏出库(其他出库单)

系统会管理维修工配件领用未退情况,工式如下:

领件未退数=期初未退数+领用数量(领料单)-退件数量(退款退料单)

*所有公式确认的数据是已被审核的数据

  •  日常操作:登记用户电话(工单)->录入派工记录(工单)->录配件领用单->录退款退料单->工单处理(正在处理、处理完毕)->月未发放工资->帐表查询。
初次使用:[基础设置]中将物料目录、维修工档案、维修项目档案、积分表、投诉内容档案、操作员及权限、期初库存等设定好。



三、软件安装及启动
(一)软件安装    

  •  将软件安装光盘放入光驱,打开我的电脑中的光驱,找到"hrwx.exe",鼠标双击运行它会进入安装界面,按照程序的提示安装维修服务管理系统。安装过程中系统会要求将程序安装在哪一目录(默认c:\hrwx),应记住该目录,以便以后更好地安排操作您的数据。
  • 如果是服务器,应安装数据库管理系统MS SQLserver 2000。本光盘中提供了MSDE2000,手头没有 SQLserver2000的用户可进入光盘中的MSDE2000目录,点MSDEtp2000进行数据库安装。
  • 如果是客户机,则不要安装数据库。
  •  关闭计算机,将加密盒插入服务器中的COM口或USB口上,重新启动机器。

(二)启动维修服务管理系统

  • 进入WINDOWS界面,鼠标单击屏幕左下角的"开始"键,将鼠标移动到"程序"菜单上,移动鼠标到"维修服务管理"->"维修服务管理"上,鼠标单击即可(或双击WINDOWS桌面上的"维修服务管理"的图标,也可启动系统。),退出系统可在系统菜单中选择{其他}或{基础设置}下的{退出}即可。
  •  在第一次启动系统时应建立数据库,操作如下:

       首先启动登录界面->点[退出]按钮->进入系统主界面->点菜单栏中的[文件]->点[新建],出现如下图:

  • 录入每一栏内容,点[确定]系统会建好数据库。数据库存放在当前目录下的\data\。
  • 重新进入系统,进行初始化工作([基础设置]中的每一项都要设定)。

四、系统操作说明
(一)进入维修服务管理系统

  •   点击开始-->程序组中的[维修服务管理]可进入系统,界面如下:


       录入操作日期、操作员、口令。注:操作员不是录名称,而是录操作员的登录名称。

  • 操作员:此处录入的是操作员的编号或登录名称,不是他的名称。
  • 更改口令将"修改口令"打钩,点[确定],这时会出现一修改口令的界面,录入要更改的口令与验证口令点[确定],口令便修改成功,下次进入时便需要录入新的口令。

   ****第一次进入系统时要点[远程连接], 录入数据库服务器名称(可在网络上邻居中找到)。

(二)基础设置

     基础设置是在开始日常操作前所做的准备工作,没有这些工作后面将无法进行。
1.物料(配件)目录

  •  配件目录是的建产是为了规范配件出入库的配件名称,保证数据的正确性。只有事先登记了配件的编号、名称、规格等信息才能在后面的操作中发生配件领用、退件、出入库等业务。
  • 左边列表为物料的分级,右边列表是左边分级下的具体明细配件。
  •  必须先录分级,选中一个分级后再录配件的编号、名称......。
  • 编号:自已根据一定的原则去录入。编号的目的是为了提高录入速度,在录出入库单时不是录它的名称,而是录它的编号,因此编号的原则应以数字为主且便于记忆。
  • 领用价:该价格是维修工领配件时的价格。
  • 结算价:该价格是与配件供商结算的价格。
  • 鼠标右击右边表格,可按一定表格列排序。

2. 维修工/经销商档案 

  • 建立维修工与配件经销商档案的目的是为了规范维修工与配件经销商的名称,保证数据的正确性。只有事先登记了它伞的编号、名称、规格等信息才能在后面的操作中发生配件领用、退件、出入库等业务。
  • 是否维修工:维修工选择此项,只有维修工在工单中才能被派工。
  • 是否信息员:信息员选择此项,信息员将被考核,若工单中有未处理超时记录,信息员将被扣款。此功能为可选项,参见系统设置
  • 积分:此积分对应着维修工积分表中的积分区间,积分表分四类, A、B、C、D ,这四类又对应着维修项目的维修工资,处于不同积分档次便拿不同的工资,维修工的积分高低又取决于用户的投诉内容

3. 维修项目档案

  • 维修项目分为A、B、C、D 四类维修工资档次,这四类工资对应着维修工积分表中的积分区间,维修工处于不同积分档次便拿不同的工资。维修工的积分高低又取决于用户的投诉内容
  • 派工人数:指每一个维修项目需要多少人完成,工资分类是指每一人的工资分类。
  • 安装或维修:用于区分派工单中是派工项目是安装单还是维修单,安装单不含有维修费。

4. 维修工积分表

  • 积分表划分了四类:A,B,C,D  四类对应维修项目的工资标准。
  • 例:A类    B类     C类    D类

         100     90     80     60

   参照[维修项目档案]图中的编号为12的安装项目“FCD>200”,假设某一维修工目前其积分为89分,处于积表中的B类区间,若该维修工去用户家进行“FCD>200”的热水器安装,则应得工资为54元。


5. 投诉内容档案

  • 投诉内容档案规定了所有用户将可能投诉的内容,并对应相应的扣分与扣款。通过电话回访或用户打来电话直接投诉,维修工违反了哪一条款,系统将根据条款扣工资、扣分,工资将扣减维修工帐户余额,扣分将直接影响到他的积分,积分高低又将影响它的维修工资。
  • 能否修改扣款:指在投诉登记时,系统是否允许录入员修改扣款。

6.  考勤扣款表

  • 考勤扣款表规定一几个区间,用于考勤系统考勤时对迟到或旷工人员进行扣款的标准。参见[考勤]模块。

7.系统设置

  • 该模块设置了一些可调整的参数,这些参数将影响到以后的操作,所以在开始使用系统前就应设置完毕。


8.
操作员及权限

  • 本系统可增加多名操作员,并可赋予操作员不同的操作权限。
  • 操作员赋权限:选择一操作员->在"操作员权限"列表中鼠标双击某权限,离开该记录时该记录变为蓝色,蓝色表示有权限,白色表示无权限。
  • 编号:在系统登录时需要录入操作员,这时录入的是他的编号而不是名称。

9. 期初库存

  • 启用系统之前应将本单位所有的配件余额录入完毕,以保证库存的真实性。
  • 仓库:分新旧两个库房,新件库为可使用的配件仓库,旧件库用于存放用户退回的旧件。
  • 期初记帐:所有配件期初数录入完成后应点些按钮,系统将控制其他人不能修改期初数量。数据记帐后该按钮将变为[恢复记帐],点[恢复记帐]可恢复到记帐前状态。 

10. 结帐日期

  • 每到周未或月未,主管应进行结帐,录入结帐日期后其他操作员将不能录入及修改该日期以前的任何数据。

(三)日常操作

           注意:初学电脑的人有时不小心会将键盘中的"NUM LOCK"键关闭,在录数字时录不进去,这时应按一下该键(NUM LOCK灯应亮)。还有录不进小数点,是因为您打开了汉字输入法中的逗号句号开关,鼠标点一下关掉即可。


1、 工单

  • 系统将工单分为三种:未处理、正在处理、处理完毕,系统默认不显示处理完毕的记录。列表中右击鼠标可弹出快捷菜单,点击取消过滤可显示全部记录。新增记录时单据类型为“未处理”,若录入了责任人(维修工)则自动变为“正在处理”,点[工单处理]后正在处理的单据变为“处理完毕”。
  • 一张工单可派多名维修工,维修工工资根据维修项目档案维修工积分表自动计算出来。
  • 每次进入该模块时,若有超时记录信息员即被扣款。超时扣款分两种情况:1、未派工单据超时即被扣款 2、已派工单据超时多少小时后才被扣款。超时扣款的设置参见[系统设置]
  • 列表中的记录颜色说明:有背景色的记录表示该信息“正在处理”,红色前景的记录表示该记录已超时(超过与用户的预约时间)。
  • 用户拷贝:若能某用户已有档案记录,则可点[用户拷贝]按钮,这时系统会新增一张工单,将所有的用户信息复制至该工单。
  • 记帐日期:记帐日期为工单处理完毕的日期,即点[工单处理]处理完毕后该日期将为当前的服务器系统日期。
  • 刷新时差:当前时间与用户的预约时间为时差,时差只有在新进入时才被计算,并非时实刷新,点此按钮可重新计算出最新的时差。
  • 检索记录:有三处可检索出相应的记录,一是鼠标右击列表,二是点[查询]按钮,三是直接在录入框(褐色标题的录入框)中录入相应的检索关键字。
  • 其他操作见上图中红色标注的内容与字体。

 

2、 工单审核

  • 工单处理完毕后进入审核过程,只有被审核了的单据才能记帐确认。已审核单据将不能修改。
  • 审核工单点[审核]按钮,取消审核时点中列表中的记录点[取消审核]。
  • 其中工单审核界面中的上面有组单选按钮,点击可过滤出已审核单据、未审核单据、正在处理的单据等等。

3、 投诉登记

  • 用户打电话投诉或电话回访的记录将记录在此,若维修工被投诉则按[投诉内容档案]中的规定扣款扣分。其中扣款将减少维修工帐户余额,扣分将影响到维修工的维修工资。

4、 投诉审核    

  • 投诉登记后进入审核过程,只有被审核了的记录才能记帐确认。已审核记录将不能修改。
  • 审核点[审核]按钮,取消审核时点中列表中的记录点[取消审核]。

5、 物料领用单

  • 操作见上图中红字标注,单号由系统自动产生。
  • 维修工的配件领用金额不能超过该维修工帐户余额,配件出库数量不能超出结存数量。


6、 物料领用单审核

  • 物料领用单录入完成后进入审核过程,只有被审核了的单据才能记帐确认。已审核单据将不能修改。
  • 找到要的单据[审核]按钮,取消审核时点[取消审核]。

7、 物料入库单

  • 物料入库包括:采购入库、盘盈入库、其他入库,不包含维修工的退件入库(退款退件单)。
  • 具体操作参见[物资领用单]中的图解。

8、 物料入库单审核

  • 物料入库单录入完成后进入审核过程,只有被审核了的单据才能记帐确认。已审核单据将不能修改。
  • 找到要的单据[审核]按钮,取消审核时点[取消审核]。

9、 物料出库单

  • 物料出库包括:销售出库、盘亏出库、旧件退至总部,不包含维修工的领件出库(物料领用单)。
  • 销售出库单录入时要选择出库方式为“销售”,同时还要录入销售的客户。
  • 出库单的出库数量不能超出配件在库存数量。
  • 具体操作参见[物资领用单]中的图解

10、物料出单审核

  • 物料出库单录入完成后进入审核过程,只有被审核了的单据才能记帐确认。已审核单据将不能修改。
  • 找到要的单据[审核]按钮,取消审核时点[取消审核]。


11、退款退料单

  • 选择一维修工后系统会自动调出所有该维修工未退的配件情况,根据未退情况进行退款或退件。
  • 退款退料单包括四种退库类型:退新配件,退旧配件、退配件款、退维修款。其中退新配件、旧配件、配件款时应一一对应每一配件的领用未退数量,不能超出未退数量。退维修款时可不对应领用的配件。
  • 退款退件的金额增加该维修工的帐户余额。
  • 具体操作参见[物资领用单]中的图解。

12、退款退料单审核

  • 款退料单单录入完成后进入审核过程,只有被审核了的单据才能记帐确认。已审核单据将不能修改。
  • 找到要的单据[审核]按钮,取消审核时点[取消审核]。

13、请购单

  • 请购单是指现有库存不购出库或其他情况需要重新购入配件时可此进行管理。
  • 在工单中待件处理可自动产生请购记录,物资领用单在出库数量大于库存数量时可生产主购记录。
  • 请购记录分A B C D四种缓急程度。A类最急,B类次之,依此类推。可用鼠标点右键选择“按缓急程度”进行排序以区分出最急的采购记录。
  • 若采购已执行则鼠标双击此记录,系统会标注为“已执行”

14、现金帐

  • 现金帐模块的设立是为处理维修工帐户的其他收支情况,包括:维修工工资发放、维修工帐户开户余额、信息员的信息超时扣款、考勤扣款其他扣款等。这里的每一笔记录都将影响帐户余额的变化。
  • 现金帐不能等同于财务中的现金日记帐,并非实际收到的款项。财务收到的退维修款,配件款不能在此录入,应在[退款退料单]中处理。
  • 工资发放也可在[工资发放表]模块中录入,保存后此处会有记录。
  • 信息员超时扣款帐[工单]中超时扣款产生。
  • 考勤扣款帐[考勤系统]产生。

15、现金帐审核

  • 现金帐录入完成后进入审核过程,只有被审核了的记录才能记帐确认。已审核记录将不能修改。
  • 审核点[审核]按钮,取消审核时点中列表中的记录点[取消审核]。

16、工资发放表

  • 月未工资发放可在此录入,结果将保存到现金帐中。发放后维修工帐户余额将扣减已发放的工资。

17、考勤系统

  • 考勤系统单独执行,没有放入维修服务管理系统。

  • 进入WINDOWS界面,鼠标单击屏幕左下角的"开始"键,将鼠标移动到"程序"菜单上,移动鼠标到"维修服务管理"->"考勤管理"上,鼠标单击即可。
  • 考勤扣款的结果将记录到[现金帐]中。

  • 考勤扣款的标准在维修服务管理系统中的[考勤扣款表]中设定。

  • 操作过程:开始考勤时进入考勤系统->录入开始计时间->点[开始计时]->录入考勤口令->员工录入员工编号(系统会显示迟到多少分钟、扣款多少元)->点[签到]。考勤时间超过考勤扣款表中的最后时间后会自动退出考勤系统。
  •  若有请假者在页选框[请假]中录入。
  • 考勤记录中可删除已有的考勤记录。
  •  

(四)帐表查询

    帐表查询包含有维修工帐户查询、配件领用情况(余额)查询、物料收发存情况查询、库存台帐。录入相应的查询条件即可查询。由于查询操作较为简单,这里就不一一赘述。


(五)其他

1. 数据备份

  • 数据录入达到一定量时应及时备份,在数据转移、计算机系统更换等其他重大操作时也应备份数据。
  • 第一个界面出现时点[开始],这时会出现选择目录的界面,在此可选择您要将数据备份到会什么地方,如U盘、本地硬盘C:D:等 ,注意在选择目录时一定要双击,目录夹的图标一定是打开的状态,点这时系统会显示备份的进度,备份成功后会提示“数据备份成功!”。 记住:别忘了它存在什么地方噢!,备份数据文件名称为:hrwx.wbf 和 wbf.mem ,有问题时可将这两个文件发给软件服务商。


2. 数据恢复

  • 在数据紊乱或将数据转移时可用到数据恢复,其他情况下不要使用数据恢复。
  • 出现第一个界面时点[开始],这时会出现打开目录的界面,在磁盘目录中,找到名为hrwx.wbf的文件,鼠标点中它,在<恢复文件名称>一栏会出现hrwx字样,点[选择文件],这时会出现一消息框,告诉您备份的数据的时间、单位名称、操作员,点[确定],系统提示:"恢复数据将覆盖现有数据!",根据前面出现的时间、单位名称您判断是否是本帐套最近时间的数据,若恢复数据点[是],否则点[否]。

3.数据导入

  • 由于数据库系统采用的是MS SQLserver,在没有备份数据库,但操作又系统重新安装,则可采用些项功能,前提示是原来的数据还在(默认在服务器中的本程序DATA\下存放)。
  • 操作过程:进入登录界面后点[退出]->进入系统主界面->菜单[文件]->[数据导入]->进入数据导入界面->点[导入文件]右边的小按钮->找到并选择原数据库文件hrwx.mdf、hrwx.ldf->回到数据导入界面点[确定]。

4.清除异常任务

  • 由于网络版用户异常死机或退出造成软件许可受限,此时可在菜单[文件]中点[清除异常任务]进行异常情况的清理。


五、网络版说明

1. 网络版用户须在数据库服务上插入加密盒。
2. 在服务器上安装本系统并建立数据库。
3. 所有站点安装本程序,启动后点[远程连接]录入数据库服务器名称,按要求进行登操作。
5. 网络互斥:本系统共二处需独占操作,在进行以下操作时其他站点应退出系统,以免造成数据紊乱。
   (1) 数据升级或版本升级
   (2) 数据备份及恢复

六、常用操作

1、过滤:它的功能是筛选出符合要求的记录,界面如下:

举例说明:

名称 操作符 下一步
电话 等于
6087511 或者
联系人 包含 乔国玉  
  • 名称代表要过滤的名称,你可以用鼠标点击它重新选择另外一个名称。
  • 操作符:是根据名称的类型来决定的,若名称是字符型或日期型,则操作符有等于、不等于、包含,若是数值型则操作符有等于、不等于、大于、小于包含的概念可以举例说明:客户中有一单位,名称为"大维建筑公司",为了检索到该客户,在过滤条件中可这样录:
      名称          操作符          值
    单位名称        包含         大维
  • 下一步:有"并且"、"或者"两项,在录过滤条件时可以录入多个条件,以便检索到更为精确复杂的记录。

2、

  • 打印:有时打印结果不理想,应检查可能出现的原因。

    • 系打印机默认纸型与实际放入打印机的纸张大小不一致!

    • 纸张调整:[打印设置]->选择打印机、纸张类型、横打或纵打->[OK]'

    • 打印机调整:[样式编辑]->菜单栏中[基础设置]->[报表页面设置]->[打印机设置]->选择打印机、纸张、打印方向->[OK]'

    • A4纸长每页可打印大约26行,太多行数可能导致报表每页间距不正确。

 

布局打印:可自定义报表标题、左标题、中标题、表线宽、字体字号。可选择打印某一列、可将报表另存并修改。

  • 通用打印格式这种打印格式经常出现,如资产档案、查询表等。 如下图:


这种打印方式是根据上一窗口中的列表自动生成的报表,因此上一窗口的列表中列的顺序与宽窄都影响到报表的结果,若预览或打印的结果不满意,一种方法是先退出打印界面,在原列表中通过鼠标调节每一列的宽度或顺序,若不打印某列,可将该列全部隐藏。方法:将鼠标放在列表中表头的列与列之间,鼠标会变成左右箭头,点左键不放,拖动鼠标时列的宽度也跟着移动。将鼠标放置列的中间,点左键不放,拖动鼠标时列会跟随鼠标移动。另一种方法是在打印界面中有一选项"打印布局",在此可通过数字调整,调整布局完成后点[应用],再回到"打印"选项卡,点[打印]。打印报表后<报表另存/已存>选择项卡中的[报表另存]按钮变亮,可将刚才的报表保存,下次打印时可不用设计该报表,直接在"已存报表"的下拉框中选择,点[打印报表]即可打印。若打印结果的表列头过窄,可选择"全部折行显示页标头",或在"打印布局"中选中某一列的"折行显示"。

  • 可直接在原列表中通过鼠标调整列的宽度及前后顺序,打印将继承原表格布局。
  • <布局>页选项中的操作也将影响报表的打印风格。
  • 若打印预览中页面显示不下,可通过[打印设置]选择合适的纸张。
  • 若打印预览中栏目的标头超出线框,可在<布局>中调整列的宽度或选择折行显示。
  • 报表大标题:显示在中间的主标题,可手工录入。
  • 折行显示:可将报表中的列头标题折行,以获得较好的打印效果。可在<打印布局>页选中分别指定哪一列标题折行。
  •  [打印设置]:如下图

这里可以设置纸张类型,打印时是横向还是纵向,在[属性]中也可设置纸张类型。
注:本系统默认的纸张类型为A4,因此预览与打印结果并不一定一致,原因是没有选择相应的纸张,一般单张纸多为窄行A4,宽行A3,连打纸窄行为 letter 8 2/1*11英寸纸型,宽行为US SF。

  •  报表编辑:报表可根据需要自已手工修改报表中的内容,但它的专业性较强,操作较为复杂,建议请专业人员进行操作。若自已想操作,请将维修服务管理程序目录下的rep目录备份一份,若报表编辑后打印或预览时程序报错,请将您备份的报表进行恢复,或重新安装维修服务管理系统。

  •  小数位数:若报表中的小数位过长或过短,可进入报表编辑,鼠标双击细节带中的数量或单价,系统会出现"报表表达式"界面,<表达式>一栏中的函数"round"最后的数字就是小数位数,修改它点[确定],退出报表编辑界面时点[保存]。

3、数据导出:系统可将数据输出三种格式 .xls  .txt .dbf 分别可用MSOFFICE EXCL 、记事本、VFOX打开

 

   
   
   
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