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一、系统简介
    【建筑租赁管理软件】是由银川任通网络科技有限公司开发的一套基于WINDOWS操作系统平台的建筑物资租赁管理软件。该系统的运行环境为:硬件需586或以上微机,硬盘1G以上,内存64M以上,操作系统为WINDOWS 95、98、2000、ME、XP、NT等WINDOWS操作系统。该系统操作简单,灵活方便,主要功能为以下几个方面:
  合同管理
  多种租金计算方法(按大类、明细、指定天数、算/不算头尾、顶平米、新旧转换等)
  资产管理(出入库、未退资产、库存)
  单位往来帐的管理(租金、收款、费用、赔偿管理)
  综合查询及报表

二、作操流程
    主要步骤如下:
    增加合同->录出租单(含费用)->录退还单(含费用)-录赔偿处理(自动生成)->租金计算并保存(自动提取固定费用)->录收到的租金、押金->打印报表。发生资产增加时还要录资产的增减。

三、软件安装及启动
(一)软件安装    

  •  将软件安装光盘放入光驱,打开我的电脑中的光驱,找到"zlhs.exe",鼠标双击运行它会进入安装界面,按照程序的提示安装建筑租赁管理系统。安装过程中系统会要求将程序安装在哪一目录(默认c:\zlhs),应记住该目录,以便以后更好地安排操作您的数据。
  •  关闭计算机,将加密盒插入计算机中的COM口或USB口上,重新启动机器。

(二)启动建筑租赁管理系统

  • 进入WINDOWS界面,用鼠标单击屏幕左下角的"开始"键,将鼠标移动到"程序"菜单上,移动鼠标到"建筑租赁管理"->"建筑租赁管理"上,鼠标单击即可(或右击鼠标,选择"发送到"->"桌面快捷方式",这时在WINDOWS桌面会有一个"建筑租赁管理"的图标,单击它也可启动系统。),退出系统可在系统菜单中选择{其他}或{基础设置}下的{退出}即可。
  •  在第一次启动系统时会出现建帐的提示,如下界面:

  • 在这里录入操作员、帐套号、单位名称、选择所在单位的性质即:是出租单位还是承租单位,录入完毕点[确定],之后会出现提示"是否加入资产模板档案?",建议点[是],系统会自动在资产档案中增加常用的资产如:钢模板、钢管等,除非您的租赁资产较为特殊,如您只租赁塔吊。
  • 帐套号系统可建立多个核算单位(建立第一套帐后再次登录系统时点[建帐]可重新出现该界面并建立新的核算单位),所以在此应以"帐套号"来区分,如有一集团公司,下设一公司、二公司,这时可建帐套号:001,单位名称:一公司、帐套号:002 单位名称:二公司。
  • 代租帐可建立单独的一套帐来核算代租业务,并在主帐套中指定代租帐套(在[基础设置]下的[系统设置]中指定),以保证库存及收入的正确性。

四、系统操作说明
(一)进入建筑租赁管理系统

  •   点击开始-->程序组中的[建筑租赁管理]可进入系统,界面如下:

       鼠标在列表中选中要进入的帐套,然后再点[选择]进入系统。

  • 新建帐套:若想建新的核算单位则点[新建帐套],若想删除一核算单位则点[删除帐套]。参见 帐套号
  • 远程连接:本系统的数据可放在本机或网络中的任意位置,方法是:将数据库文件目录data、报表目录rep及jxcset.wpl文件拷贝至其它硬盘、优盘或网络中的某一目录下,点[远程连接],进入远程连接界面,点 按钮,在磁盘目录中找到jxcset.wpL的文件,鼠标点中该文件,在<文件名称>一栏中会出现"jxcset"的字样,点[连接],系统又返回上述界面,点[选择]便进入系统,这时您操作的数据便是另外一个远程中的数据,下次再进入系统时默认该数据,除非再次远程连接。点[选择]之后会启动选择操作员的界面,这时需要录入正确的口令才能登录到主界面。
  • 更改口令点[选择]按钮后会进入系统登录界面,选中"改口令"选择框,录入当前口令后点[确定],这时会出现一修改口令的界面,录入要更改的口令与验证口令点[确定],口令便修改成功,下次进入时便需要录入新的口令。

(二)基础设置

     基础设置是在开始日常操作前所做的准备工作,没有这些工作后面将无法进行。
1. 客户档案

  • 只有在客户单位下才能录入合同,并可保存多份合同,所以应前录客户单位后录合同其中单位代码、单位名称两项必须录入。点单位列表中列的标题栏可按降序排列记录。如按代码排则点“代码”标题。
  •    录入租退单位后发现单位名称不对,则在此更改,更改后租退单中的名称随之变动。

2. 资产大类

  •  建立资产大类的目的是为了统计区分资产及分类计算租金,只有先建大类才能在大类的基础上建立资产档案,如:钢模板、钢管、扣件等。资产大类在列表中的排列顺序决定了结算单中的大类排列顺序,该顺序可通过[上移]、[下移]来实现。
  •  单位、换算单位、换算单位1、换算单位2会带入资产明细,在费用、赔偿处理中都会调用该单位及换算单位。

3. 资产档案

  • 资产档案是系统自建了一部分,在录入租还单时与遇到了档案中没有的资产应自已增加上。如钢管1.4米没有,可根据需要增加。
  • 在增加或修改资产档案时应特别注意选择正确的资产大类,如您录的资产名称为1米钢管,在大类选择是时应选中"钢管"。
  • 换算比率、换算单位 与换算比率1、换算单位1之间的区别在这里可举例说明(换算单位2只用在费用赔偿中):

资产大类

资产名称

单位

换算单位

换算比率

换算单位1

换算比率1

钢模板

3015

平米

0.45

0.01794

钢管

1米

1

0.003846

  •     在计算租金时您可采用3种计算单位:单位、换算单位与换算单位1,即3015 可按块、平米计算也可按吨计算,1米 可按米计算也可按吨计算,在很多查询中也有相同的选择查询。但同一大类的资产换算单位、换算单位1必须保持一致,否则系统数据结果会紊乱。
  • 资产编号: 编号的目录是为了提高录入速度,在录租退单是不是录它的名称,而是录它的编号,因此编号的原则应以数字为主且便于记忆。
  • 非标管:也称非定尺管,它是钢管中的一种,因尺寸过于繁杂,所以系统单独标识处理。点[非标管]会进入"非标管设置"的界面,操作如下:
    1)在<指定非标管>中指定非标管为哪一资产,若本单位没有非标管则不用指定并退出,若已指定的非标管则在<指定非标管>一栏删除已选定的资产并录一空格。
    2)在"非标统计区间"的列表中录入您要统计的非标管的区间,该区间可根据自已的需要来录入,如您想要知道1米~1.5米的非标管的租退情况,可点[增行],在列表中录区间起0.9999,区间止1.5米。注统计区间算尾不算头,既算1.5米而不算0.9999米,后一区间的"起"必须紧跟前一区间的"止"。其中[增行]、[删行]按钮可根据需要增加一个统计区间或删除一个统计区间。
  • 原值:只用在费用结算价中,按资产原值的百分比计算应收取的费用。

 

4. 收发类别
      收发类别用在资产的增加或减少上,表明有哪些增减类型。增加类型有:期初、购入、兑换增加、盘盈等,减少类型有:报废、兑换减少、盘亏等
5. 费用赔偿项目

  • 费用项目指在租退过程中发生的哪些费用项目,如运费、钢模板修理费等,赔偿指在退还时因承租方丢失或损坏了资产而发生的赔偿项目,如钢管赔偿、钢模板赔偿等。
  • 增加修改费用时应选中“费用”项目,增加修改赔偿时应选中“赔偿”项目。
  • 固定费用:指每次固定收取的费用,如钢模板修理费、没清类等。它由系统在租金计算时自动提取,因此应指明提取哪一类资产的费用(对应的资产大类),按什么单位提取(块、米、吨),提取的是租单还是还单中的费用,费用的单价则在合同中的结算价中录入。
  • 对应资产大类:每一类费用赔偿应尽量对应资产大类,这样在系统提取数据时(固定费用、自动赔偿)会找到应类资产。其他费用如:运费、装卸费可不指明对应大类,但应指明结算单位。
  • 计量单位:它是费用赔偿中的重要因素,指明了费用赔偿是按什么单位来计算,如:没清灰按“吨”算,钢管弯曲按“根”算,费用赔偿单价则要在合同中的结算价中录入

6. 操作员

  • 本系统可增加多名操作员,并可赋予操作员不同的操作权限。
  • 操作员赋权限:选择一操作员->在"操作员权限"列表中鼠标双击某权限,离开该记录时该记录变为蓝色,蓝色表示有权限,白色表示无权限。

7. 系统设置

  • 可修改本单位名称,指定代租帐套帐套号 ,退出时是否自动备份数据,退租时是否提示多退,增加计量单位,删除无用的计量单位。
  • 代租帐套:有代租业务时应指明代租帐套,这样在查询库存时系统会将代租帐套中的租还数据作为扣减项,以保证库存的正确性,其中空值、表示不取代租帐套数据,在这里指定代租帐套后录入期初资产时会自动取代租数据。
  •  

8. 数据备份

  • 数据录入达到一定量时应及时备份,在数据转移、计算机系统更换等其他重大操作时也应备份数据。
  • 第一个界面出现时点[开始],这时会出现选择目录的界面,在此可选择您要将数据备份到会什么地方,如U盘、本地硬盘C:D:等 ,注意在选择目录时一定要双击,目录夹的图标一定是打开的状态,点这时系统会显示备份的进度,备份成功后会提示“数据备份成功!”。 记住:别忘了它存在什么地方噢!,备份数据文件名称为:rtgjj.wbf 和 wbf.mem ,有问题时可将这两个文件发给软件服务商。


9. 数据恢复

  • 在数据紊乱或将数据转移时可用到数据恢复,其他情况下不要使用数据恢复。
  • 出现第一个界面时点[开始],这时会出现打开目录的界面,在磁盘目录中,找到名为rtgjj.wbf的文件,鼠标点中它,在<恢复文件名称>一栏会出现rtgjj字样,点[选择文件],这时会出现一消息框,告诉您备份的数据的时间、单位名称、操作员,点[确定],系统提示:"恢复数据将覆盖现有数据!",根据前面出现的时间、单位名称您判断是否是本帐套最近时间的数据,若恢复数据点[是],否则点[否]。

(三)日常操作
1、 合同管理

  • 合同管理是日常操作的第一步,它是整个系统工作的主线,租、还、往来等业务均是以合同号来定位而不是客户,没有合同号就不能进行租还业务。合同编号是唯一的且每一合同号对应着一客户单位,因此在录合同之前应首先在{客户档案}中增加客户,一个客户可增加多份合同,租还业务结清标志是合同号,不是客户。在录租退单时若一个客户只有一份合同则选择客户即可确定合同号,若有多份合同且有两份以上没结清,则还要录入合同号。结清的合同在此会显"已结帐"字样,并且不能修改删除。合同结帐在菜单 { 结帐清理 } 中处理。
  • 施工地点:该合同的租赁的物资投入到哪一工地。
  • 合同金额:因为租赁合同的特殊性,合同金额是在合同结束时产生的,所以此处金额可大致估计,待合同结束后手工修改。
  • 业务来源:指这份合同的业务来源,如广告、业务员等。
  • 业务员:指这份合同是由哪个业务员的业务。
  • 合同内容:这里可录入些合同的主要条款内容,它的长度不受限制。
  • 结算价    在合同管理中有一按钮[结算价],点此按钮可进入"结算价"界面, 在结算价中可录 入这份合同的日租金额、费用及赔偿价、结算方法。界面如下:

  • 租金结算价:点"租金结算价"选项卡可录每一资产大类的日租金,其中包括新、旧、正常(可理解为半新半旧)三种价格,若在租退业务中资产是按新旧程度不同录入的,在此则应区份不同的新旧价格。每一大类中还有一选项"结算单位",用鼠标可选择三种结算单位:原单位、换算单位、换算单位1,不同的大类会出现不同的结算单位。 所有结算单位是按照资产档案中的对应的单位换算比率将租退数量进行换算,按换算后的数量进行租金计算。

    参照{资产档案}中的列子举例说明,若资产大类钢模板的结算单位选为"平米",则计算租金时的计量单位为"平米"。若为"吨",则计算租金时的计量单位为"吨"。若为"按明细结算",则计算租金时的计量单位为"块",这时还要找到每一种钢模板(3015,2012)录入每一明细钢模板的结算价。

  •  举例说明(以钢模板为例)
    1、 全部按"平米"计算租金:将项目名称为"钢模板"一行的对应列"结算单位"置为"米平",并在"结算价"中录入日租金。
    2、 全部按"块"计算租金:将项目名称为"钢模板"一行的对应列"结算单位"置为"按明细结算",将所有钢模板3015、3012、3009等的"结算单位"置为"块",在"结算价"中录入3015、3012、3009等的日租金。这时,"钢模板"的结算价不再起作用。
    3、 大板按"平米"、小板按"块"计算租金:将项目名称为"钢模板"一行的对应列"结算单位"置为"按明细结算",将大板3015、3012、3009等的"结算单位"置为"平米",将小板2015、2012、2009等的"结算单位"置为"块",在"结算价"中分别录入大板和小板的日租金。
  • 费用赔偿结算价:点"费用赔偿结算价" 选项卡可录每一费用项目或赔偿项目的单价与计价单位,在费用、赔偿录入或自动生成时系统则调用该单价与计价单位,否则需手工录入。

明细结算:若费用赔偿是按明细资产结算的则应在此单元打勾,点列表下方的按钮[录明细],这时会调入所有该类费用赔偿所对应的资产大类的明细资产,其中有资产的原值(在资产档案中录入),可按一定的比率计算明细资产的结算价,也可手工录入结算价点[确定],记住:还要在“结算价”的界面中点保存。

  •   结算方法:系统提供了两种结算方法:
    *按资产明细结算(方法1):它是按每一资产分别计算出各自租金,它适用于小规模业务和量不大的租赁业务或租还天数达不到规定天数按规定天数计算的租赁业务。
    *按资产大类结算(方法2):它是按资产分大类计算每一大类的租金。它又含有两种计算方法,这两种计算方法的结果在结算单中可以互换查询,若采用了方法1则只能按方法1的特定格式查看。方法1方法2适用于租退频繁或业务量大的单位。
    现举例说明各种计算方法,业务发生如下,请区分它们之间的区别:
    2001-01-01 租 3015 10块 换算为 4.5平米
    2001-01-01 租 3009 20块 换算为 5.4平米
    2001-01-16 还 3015 4 块 换算为 1.8平米
    日租金为0.1元,结算日为2002-01-31,租退算2天

方法1 举例:合计租金27.99

摘要 日期 资产名称 数量(块) 换算数量(平米) 天数 单价 金额 备注
出租 2002-01-01 3015 10 4.5  
退还 2002-01-16 3015 4 1.8 16 0.1 2.88 计算退还的出租天数
剩余   3015 6 2.7 31 0.1 8.37 计算没还的出租天数
出租 2002-01-01 3009 20 5.4 31 0.1 16.74 没有退还则全部计算

方法2中的第一种举例:合计租金27.99

摘要 日期 类别名称 数量(平米) 未还数量(平米) 天数 单价 金额 备注
出租 2002-01-01 钢模板 9.9 9.9 16 0.1 15.84  
退还 2002-01-16 钢模板 1.8 8.1 15 0.1 12.15  

方法2中的第二种举例:合计租金27.99(这种方法还提供明细资产的计算)

摘要 日期 类别名称 数量(平米) 未还数量(平米) 天数 单价 金额
出租 2002-01-01 钢模板 9.9 9.9 31 0.1 30.69
退还 2002-01-16 钢模板 1.8 8.1 -15 0.1 -2.7
  • 结算天数:指结算时租还算几天,它有3种选择,租还算两天、不算出租日、不算退还日,租还算两天指租退日都算,即出租日算一天,退还日又算一天。不算出租日指出租日当天不算,退还日算一天。不算退还日指出租日算一天,退还日不算。
    F) 结算天数不够时:指当租还日少于合同规定天数时,按规定的日期计算。如租2002-01-01,还2002-01-10,不够15天,则计算时按15天计算。

该种方法只能采用结算方法(1)。在资产未退还时系统无法计算出是否达到结算天数,因此在采用此方法时应注意。

  • 多退明细资产顶平米:有时退回来的资产这个多那个少,但结算时都按统一的单位结算,如3015少还10块,而3012又多还10块,算帐时按平米结算,这时可选择此项,打勾则按总平米算,多退的顶少退的,不打勾则3015继续算帐,3012则不再计算。
  • 分大小板结算时是否顶平米:指大板多退是否顶到小板中,小板多退是否顶到大板中。
  • 新旧模板转换:指新旧模板多退时是否顶平米,若选择此项,系统则按“旧-半新-新”的原则进行顶平米。
  • 多退计算负租金:若出现多退时是否计算多退部分的租金。打勾则计算负租金,否则不计算。系统默认不计算负租金。
  • 标准价:在合同管理中可预先录入一个常用的结算价,在录入合同价时可调入该价格,这样可提高效率。

   标准价中的费用赔偿价一定要录入,您可以不录合同中的费用赔偿结算价(可提高系统的运行效率),系统会按照这样的顺序调入结算价:标准价-->合同结算价-->手工录入。

  • 自动提取固定费用:在此录入固定费用价格及结算单位,系统会在租计算时自动提取该项费用。按明细资产结算的还要指明为"明细结算",并录入每一资产的价格。固定费用的设置参见费用赔偿项目中的"固定费用"。
  • 提取固定费用的步骤:

  1、{基础设置}->{费用赔偿项目}->增加费用名称->指定对应资产大类->设定此费用为固定费用->选择结算单位->指定从租单不是还单中提取固定费用。

  2、{合同录入}->点[标准价]->选择{费用赔偿结算价}->录入费用单价。(若为明细资产费用还要录入每一资产的明细结算价)

  3、在{租金计算}时选择[自动提取固定费用]。

  • 统一价、递增价、递减价:系统为提高录入速度可某一类资产下的所有明细资产统一成一个价、按一定的比率递增递减价格。

2、 出租单

  • 出租单由两部分构成:单头列表与单体列表,在出租单界面中单头列表位于上方,单体列表位于下方。单头包含的内容有:单号、单位名称、合同号、日期等,单体包含的内容有:资产名称、规格、新旧程序、数量、换算数量、计量单位、换算单位。另外系统还提供了快捷的过滤方法:鼠标双击单头列表中的某一记录,单头列表中会过滤出与当前记录合同号相同的所有出租记录,再双击又会取消过滤。
  • 有些费用应在单据中录入(按钮[费用]):如运费、装费等,由系统自动提取的固定费用不要此录入。
  • 录入录入界面如下:

其中: [快速录入]可调入所有资产明细,左边为正常资产录入,右边为非标管录入,直接在列表中录入->点[保存]。

       单号:在保存时由系统自动生成。

 锁定合同:大量相同合同录入时选择此项可提高录入速度。

不分新旧:打勾时列表中的“新旧”不能录入,反之可以录入。

 注意:初学电脑的人有时不小心会将键盘中的"NUM LOCK"键关闭,在录数字时录不进去,这时应按一下该键(NUM LOCK灯应亮)。还有录不进小数点,是因为您打开了汉字输入法中的逗号句号开关,鼠标点一下关掉即可。

3、 退租单
      退租单操作与出租单方法相同。参见{出租单}。

  • 多退提示:在系统设置中有一选项"多退提示",打开该选项则在保存退还单时系统会提示"该资产明细多退,是否录入?"。若采用快速录入,系统不提供此功能。

  • 赔偿产生的退租单:当有赔偿业务发生时会在此由系统产生一张退还单,其单号为-100,该单据不能在此修改删除,只能在{赔偿处理}中修改删除。


4、 费用处理:
    费用处理有3部分来源:1、租还单中录入 2、在此录入 3、系统提取的固定费用

  • 本模块可全面反映费用的来源:单据类类型一栏中"ZD"为出租单中录入的费用,"HD"为退租单中录入的费用,"JSD"为系统提取的固定费用,"空"为本模块中录入的费用。

  • 单价、单位是在合同结算价中的费用赔偿结算价中保存并在此自动调入的或采用的是标准价

  • [快速录入]:除了费用处理中可调入该程序外,在系统快捷工具栏中有一个专用计算器,也可单独执行这个程序,在"数量"一栏中输入各个资产数量,再选择相应的计量单位,点[等于]便可得到相应的结果。租赁专用计算器在租还单中可调入单据中的数量,其他情况下[调入数量]功能失效。

 

5、 赔偿处理

      赔偿处理可由系统自动生成一张赔偿单,该单据将调入所有未退资产数量。

  • 赔偿处理中录入的赔偿资产会在退还单中产生一个单号为-100的退还单,表明该资产已退还且不再计算租金。在资产增减中也会增加相应的记录,当多退资产时增加库存,少退资产时减少库存
  • 零星发生的赔偿可直接在点增加录入,录入时必须指明赔偿的资产名称,赔偿名称的单位及赔偿单价由系统根据合同结算价自动调入。(参见合同结算价中的费用赔偿结算价标准价
  • 赔偿数量:指按原单位换算后的实际赔偿数量,而数量是按原单位计入退还单中的数量。计量单位变化时系统会根据该赔偿名称所对应的资产大类自动换算出赔偿数量。金额=赔偿数量*单价, 赔偿数量=数量*换算比率(换算单位不同换算比率同,参见资产档案中的换算比率)

  • [未退赔偿]点此按钮系统会自动生成赔偿记录,这些记录是所有租还产生的未退资产,若合同终结时还有未退资产即为应赔偿的资产,其中单位及单价由系统根据合同中的费用赔偿结算价标准价调入。[自动生成]按钮可重新生成赔偿记录。


6、 租金计算

  • 该模块提供了租金的计算与费用赔偿的结算、查询。它包含有:正常结算、试结算、月结、停工、结算单查询。有关结算方法参见{合同管理}中的结算方法结算价参见合同管理中的结算价

  • 正常结算:在"计算租金"选项页中选择一合同->录入结算日期->选择结算方法(若合同管理中保存了结算方法,系统会自动调入)->点[开始结算]->出现"结算列表"界面,这里显示了结算单及费用赔偿结算单->若保存计算结果点[保存](保存的记录可在【结算单】中查看到)。

自动提取固定费用选择后系统会自动提取固定费用,其单号为-10。

  • 月结:在【计算租金】选项页中录入结算日期->点[月结],系统会自动计算所有未结合同的租金,若{合同管理}中没有录入结算价,则此处将忽略不计。月结完成后在【结算单】选项页中有一下拉列表<月结单>,选择某一月结日期,则在列表中将过滤出所有该日期的结算租金情况,点[删除月结单]可删除所有该日期的结算单,但在该日期后又结算了的合同将不会删除,因为系统只能删除一合同的最后一笔结算单。
  • 试结算与正常结算不同的是要录入试结算的起始日期,试结算后不能保存。该功能可结算任一时间段的租金,且只有一张结算单,因此一般用来打印结算对帐单,但不能保存,只用来查看。
  • 停工:对于工程停工期间不计算租金的合同,可使用此功能。停工前应将合同结算至停工前一日并保存->点[停工]->录入停工期间->点[确定],系统会增加一结算单,租金费用赔偿均为0(在【结算单】页选中会看到)。
  • 新旧转换:只对钢模板有效。若选择此项,在计算钢模板租金时系统分两种情况处理:
    1、 按"平米"计算租金:系统将所有租还单中的资产先换算成平米,然后按照旧-半新-新的原则进行重新分配,即先保证旧的模板还完再考虑半新模板,剩余的分配给新模板。
    2、 按"块"计算租金:系统按照旧-半新-新的原则在同一资产间进行重新分配,即先保证同一资产旧的模板还完再考虑半新模板,剩余的分配给新模板。若有多还的资产系统将不计算多余部分租金。
  • 结算单查询:在【结算单】选项页中选择一结算单,也可在<单位>下拉列表中选择一合同,系统会过滤出该合同的所有结算单->点[查询]。
  • 删除结算单:在【结算单】选项页中选择一结算单点[删除]或[全部删除],全部删除将删除该合同的所有结算单。
  • 结算列表:在租金计算或查询结算单时会出现该界面。该界面分两部分,一部分反映租金,另一部分反映了费用及赔偿情况,不在结算期间的费用赔偿将不显示。打印结算单时先点样式一、样式二、样式三再点打印。若在结算单中打印费用赔偿,则选中"是否打印费用赔偿"选项。

 注:结算方法采用的是方法1,则只有样式三,若结算方法采用方法2,则有样式一、样式二。

关于样式一、二、三、四的来源,请参见合同管理中的结算价方法。

  • 保存结算单:保存结算单后系统会在{往来收款}中增加一记录,在{租金计算}中【结算单】下增加一笔结算记录,该结算结果记入单位往来帐,若不保存则计算结果无效,退出后仍可重新计算,而保存了结算结果则该合同只能往后算不能往前算,提退单中不能再增加修改结算日期以前的提退记录,除非删除该笔结算记录(参见删除结算单)。

 

  • 打印:有时打印结果不理想,应检查可能出现的原因。

    • 系打印机默认纸型与实际放入打印机的纸张大小不一致!

    • 纸张调整:[打印设置]->选择打印机、纸张类型、横打或纵打->[OK]'

    • 打印机调整:[样式编辑]->菜单栏中[基础设置]->[报表页面设置]->[打印机设置]->选择打印机、纸张、打印方向->[OK]'

    • A4纸长每页可打印大约26行,太多行数可能导致报表每页间距不正确。

9、 往来收款

单位往来是为了反映客户的租金、费用、赔偿、回款等资金往来情况。租金结算保存的记录会自动增加至往来结算。

  • 开始使用软件前承租单位所欠的租金处理:将日期提前,并在租金一栏录入所欠租金额、费用点保存。
  • 抹帐可在租金一栏录负数表示。

 

7、 资产增加

  • 为了反映出真实的资产库存情况,需要将租还以外的资产增加录入,如期初资产、购入、盘盈、多退等。

  • 快速录入:在资产增加界面,点[增加]-录入日期、增加方式->点<数量>旁边的[..]按钮->出现选择录入界面,录入增加的数量->点[保存]。

  • 赔偿处理结帐清理也可产生资产的增加。

8、 资产减少

  • 为了反映出真实的资产库存情况,需要将租还以外的资产减少录入,如报废、盘亏、赔偿等。
  • 快速录入:在资产减少界面,点[增加]-录入日期、增加方式->点<数量>旁边的[..]按钮->出现选择录入界面,录入减少的数量->点[保存]。
  • 赔偿处理结帐清理也可产生资产的减少。

10、期初资产

  • 在录入租还单之前应将本单位所有租赁资产(库存+在外资产)录入,否则库存不真实。
  • 若先录提退单后使用库存管理,则应点[期初资产]按钮,系统会自动算出帐面库存数,您只需录入库存盘点数,系统会倒算出期初库数。


11、 修理结算

  • 该模块可核算外单位或修理工为本单位修理租赁资产所发生的费用及结算情况。

(四)帐表查询

  • 查询条件:查询系统多为条件组合式查询,不同的条件可查询出不同的结果,空值表示无此查询条件(有值时可按删除键删除)。不录查询条件则表示查询所有的记录。查询结果出来后若想再次查询则点[查询],系统会再次调出"查询条件"界面,不用退出再进入。
  • 明细、汇总查询:明细查询多为原始记录的查询,一般含有发生的时间,如:流水帐、台帐、出入库记录等。
  •                 汇总查询多为数据加减汇总合计的结果,一般有汇总的关键字,如按大类汇总、按资产汇总、按合同汇总等 
  • 起止日期可反映出某段时间内所发生的租、退、租费收入。如查询一个月或一年)
  • 打印:多采用的是布局打印,在布局打印中可选择要打印的列,调整列宽,自定义报表的大,左,中标题等。
  • 换算单位:即 可按吨查询、可按平米查。选择"换算单位"则按照{资产档案}中的"换算比率"进行换算显示,选择"换算单位1"则按照{资产档案}中的"换算比率1"进行换算显示。
  • 客户、合同选项:一客户下可签定多份合同,所以在查询是可按合同查,也可按客户查,按客户查则将所有合同汇总反映。
  • 资产、类别选项:选择了大类条件则查询结果显示该类资产的收发存情况。选择明细资产条件则仅显示该笔资产的租还情况。
  • 排序:排序是按照一定的条件将查询结果升序降序排列,以反映更多的信息。如:按欠款余额排列则排第一位的是欠款最多的客户。
  • 不分新旧:选择此项查询结果将不显示新旧程度,不选择此项则将新旧程度不同的资产分别显示。
  • 非标管分段:选择此项查询将按照{资产档案}中的非标管统计区间分段统计,不选此项则显示所有非标管记录。


(五)结帐清理

  • 当合同执行完毕后可将合同结帐或删除。合同结帐后系统将调整现有库存,该合同中资产多退部分增加库存,未退部分减少库存,即所谓兑换增加、兑换减少。同时在租退、结算业务中将不再出现该合同,但在查询中可以查询,往来收款仍可录入。取消结帐后系统又会恢复未结帐前状态。若某一合同已结帐且数据陈旧,可删除合同,删除合同的同时删除所有租、退、往来、费用、赔偿数据,删除后数据不能恢复。

  • 如何结帐:列表中选择一合同->点[结帐]。

  • 如何删除合同:列表中选择一已结帐合同->点[删除]。

  • 如何取消结帐:列表中选择一已结帐合同->点[取消结帐]。


五、网络版说明

1. 网络版用户须每一站点分别插入加密盒。
2. 服务器安装本系统并建立核算单位。
3. 将服务器本程序目录完全共享。
4. 其他站点安装本程序并建立核算单位(可任意建立),在进入本系统时点[远程连接],[远程连接]参见第六章第一节"进入建筑租赁管理系统"中的"远程连接"说明。
5. 网络互斥:本系统共四处需独占操作,在进行以下操作时其他站点应退出系统,以免造成数据紊乱。
   (1) 数据升级或版本升级
   (2) 某站点本程序非正常退出,重新进入后系统提示"系统检测到上次程序没有正常退出,请其他站点程序退出,点[确定]开始检测并修理数据库!"。
   (3) 合同清理删除。
   (4) 数据备份及恢复

六、常用操作

1、过滤:它的功能是筛选出符合要求的记录,界面如下:

举例说明:

名称 操作符 下一步
电话 等于
6087511 或者
联系人 包含 乔国玉  
  • 名称代表要过滤的名称,你可以用鼠标点击它重新选择另外一个名称。
  • 操作符:是根据名称的类型来决定的,若名称是字符型或日期型,则操作符有等于、不等于、包含,若是数值型则操作符有等于、不等于、大于、小于包含的概念可以举例说明:客户中有一单位,名称为"大维建筑公司",为了检索到该客户,在过滤条件中可这样录:
      名称          操作符          值
    单位名称        包含         大维
  • 下一步:有"并且"、"或者"两项,在录过滤条件时可以录入多个条件,以便检索到更为精确复杂的记录。

2、布局打印:可自定义报表标题、左标题、中标题、表线宽、字体字号。可选择打印某一列、可将报表另存并修改。

  • 通用打印格式这种打印格式经常出现,如资产档案、查询表等。 如下图:


这种打印方式是根据上一窗口中的列表自动生成的报表,因此上一窗口的列表中列的顺序与宽窄都影响到报表的结果,若预览或打印的结果不满意,一种方法是先退出打印界面,在原列表中通过鼠标调节每一列的宽度或顺序,若不打印某列,可将该列全部隐藏。方法:将鼠标放在列表中表头的列与列之间,鼠标会变成左右箭头,点左键不放,拖动鼠标时列的宽度也跟着移动。将鼠标放置列的中间,点左键不放,拖动鼠标时列会跟随鼠标移动。另一种方法是在打印界面中有一选项"打印布局",在此可通过数字调整,调整布局完成后点[应用],再回到"打印"选项卡,点[打印]。打印报表后<报表另存/已存>选择项卡中的[报表另存]按钮变亮,可将刚才的报表保存,下次打印时可不用设计该报表,直接在"已存报表"的下拉框中选择,点[打印报表]即可打印。若打印结果的表列头过窄,可选择"全部折行显示页标头",或在"打印布局"中选中某一列的"折行显示"。

  • 可直接在原列表中通过鼠标调整列的宽度及前后顺序,打印将继承原表格布局。
  • <布局>页选项中的操作也将影响报表的打印风格。
  • 若打印预览中页面显示不下,可通过[打印设置]选择合适的纸张。
  • 若打印预览中栏目的标头超出线框,可在<布局>中调整列的宽度或选择折行显示。
  • 报表大标题:显示在中间的主标题,可手工录入。
  • 折行显示:可将报表中的列头标题折行,以获得较好的打印效果。可在<打印布局>页选中分别指定哪一列标题折行。
  •  [打印设置]:如下图

这里可以设置纸张类型,打印时是横向还是纵向,在[属性]中也可设置纸张类型。
注:本系统默认的纸张类型为A4,因此预览与打印结果并不一定一致,原因是没有选择相应的纸张,一般单张纸多为窄行A4,宽行A3,连打纸窄行为 letter 8 2/1*11英寸纸型,宽行为US SF。

  •  报表编辑:报表可根据需要自已手工修改报表中的内容,但它的专业性较强,操作较为复杂,建议请专业人员进行操作。若自已想操作,请将建筑租赁管理程序目录下的rep目录备份一份,若报表编辑后打印或预览时程序报错,请将您备份的报表进行恢复,或重新安装建筑租赁管理系统。

  •  小数位数:若报表中的小数位过长或过短,可进入报表编辑,鼠标双击细节带中的数量或单价,系统会出现"报表表达式"界面,<表达式>一栏中的函数"round"最后的数字就是小数位数,修改它点[确定],退出报表编辑界面时点[保存]。

3、数据导出:系统可将数据输出三种格式 .xls  .txt .dbf 分别可用MSOFFICE EXCL 、记事本、VFOX打开

 

七、应用技巧


1、如何处理代租业务
    代租业务有两种解释:一是另外一家出租公司代租本公司业务,二是代租另外一家出租公司的业务。对于第一种情况可视另外一家出租公司为承租方进行正常结算,对于第二种情况需要进行解释,若直接在合同中增加一合同进行租退结算会造成库存不实、付款无法实现、往来欠款回款虚增、租赁业务分类不清等,本系统建议增加另外的核算单位进行核算即新建一核算单位来实现。假设您现在操作的核算单位的帐套号为001,启动建筑租赁管理系统,在"选择单位"的界面中点下方的[新建帐套],录入新的帐套号002,单位名称为"代租",将所有第二种情况的代租业务全部放入002帐套进行核算,这样便可实现对代租业务的处理。


2、如何录入期初库存
   对于先录租退业务而后增加期初库存为用户来说不知如何整理出期初库存有多少,这里有一公式:实盘数+在外资产=期初库存,在{期初资产}中提供了自动生成帐面库存的方法,您可以一试。

3、如何保证单位欠款的真实性
(1) 每月的月未将所有的合同全部结算并保存(可采用"月结"的方法)。
(2) 及时在单位往来中录入收到的押金、租金及抹帐。
(3) 结算完毕的合同进行结帐处理。
(4) 多在综合查询中的往来单位查询中进行单位欠款余额打印并交与业务员,由业务员与欠款单位进行对帐。

4、如何保证库存的真实性
(1) 租退业务处理应及时。
(2) 资产在购进、调入、报废、盘盈、盘亏等情况时应在资产增减变动中处理。
(3) 在明确了具体明细资产不能退还将要发生赔偿时及时在{赔偿处理}中作赔偿。
(4) 合同租金结算完毕不再发生租退业务时应采取结帐处理,因为合同结帐可以将未还或多还的资产在库存增减中进行兑换处理,而收回欠款合同结帐后仍可录入,这样就保证了实有资产的正确性。

 

   
     
     
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